Struktura Services Fabian Maier

Geschäftsprozesse

Was ist ein Prozess?

Ein Prozess ist einfach gesagt eine Abfolge von Schritten, die man unternimmt, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen.

Stellen Sie sich vor, Sie backen einen Kuchen: Sie folgen einem Rezept, das ihnen Schritt für Schritt sagt, was zu tun ist, um am Ende einen fertigen Kuchen zu haben. Jeder dieser Schritte ist Teil des Prozesses.

Sobald ein Unternehmen eine bestimmte Größenordnung erreicht, wird es unerlässlich, organisatorische Regelungen zu implementieren, um Stabilität und Kontinuität zu gewährleisten. Die Verantwortung des Organisators besteht darin, geeignete Strukturen zu etablieren, die eine effiziente Gestaltung der Organisation ermöglichen.

Betrachtet man Unternehmensprozesse aus einer anderen Perspektive, wird klar, dass Prozessmanagement nicht ausschließlich für große Unternehmen von Vorteil ist. Auch in kleinen und mittleren Unternehmen kann durch gezielte Maßnahmen erheblicher Fortschritt erzielt werden. Oftmals erscheinen die Abläufe klar und werden nicht kritisch hinterfragt. Hier liegt jedoch ein signifikantes Potenzial, die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens entscheidend zu steigern. Durch die in der Grafik dargestellten Schritte wird Transparenz in die Abläufe gebracht und Schwachstellen werden aufgedeckt. Dies ermöglicht eine Optimierung des Betriebs und führt zu

Effizienzsteigerungen
besserer Qualität
Risikominimierung
höherer Zufriedenheit bei Kunden und Mitarbeitern

Wie werden Prozesse visualisiert

Ich begleite, moderiere und modelliere. Der Inhalt kommt von ihnen.

BPR
Business Process Reengineering

Prozess-modellierung

Ansatz zur radikalen Neugestaltung von Geschäftsprozessen, um erhebliche Verbesserungen bei Kosten, Qualität, Service und Geschwindigkeit zu erzielen. Dabei werden bestehende Prozesse grundlegend überdacht und neu gestaltet, um Effizienz und Effektivität zu maximieren.

Visuelle Darstellung von Geschäftsprozessen, um deren Abläufe und Interaktionen zu verstehen, Mitarbeitern zugänglich zu machen und zu optimieren. Sie hilft dabei, ineffiziente Schritte zu identifizieren und Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen.

So werden Prozesse für ihre Mitarbeiter übersichtlich

Nachdem ihre Prozesse analysiert, erhoben und modelliert wurden, müssen diese für Sie und ihre Mitarbeiter leicht zugänglich gemacht werden. Durch ein Prozessinformationssystem können alle Prozessabläufe, zugehörigen Informationen sowie Dokumente an einem Ort gefunden werden.

Das System kann individuell gestaltet werden und auch für weitere Themen wie z.B. Prozessführung Platz bieten.

Prozessinformationssystem

Interaktive Prozesslandkarte

Prozessablauf

Prozessführung schafft Transparenz

Die Prozessführung bildet die fundamentale Grundlage gezielter Prozessoptimierungen und hat, bei adäquater Implementierung, das Potenzial, Fehlentwicklungen innerhalb eines Unternehmens frühzeitig zu identifizieren. Das Ziel besteht darin, kritische Erfolgsfaktoren für wesentliche Unternehmensprozesse zu definieren und diese durch spezifische Kennzahlen, auch als KPIs (Key Performance Indicators) bekannt, messbar zu gestalten. Diese Kennzahlen müssen im laufenden Arbeitsalltag erfasst und mithilfe eines Prozessführungssystems systematisch ausgewertet werden.

Zur Veranschaulichung sind im Folgenden die Durchlaufzeiten pro Kunde von der Anfrage bis zum Erstkontakt sowie der gesamten Kundenakquise dargestellt. Das Tortendiagramm veranschaulicht das Verhältnis zwischen eingegangenen Anfragen und tatsächlich erhaltenen Aufträgen.

Aus diesen Daten können potenzielle Handlungsbedarfe abgeleitet werden. Falls die Durchlaufzeiten übermäßig lang sind und infolgedessen Aufträge verloren gehen, kann durch ein gezieltes Prozessoptimierungsprojekt die zugrunde liegende Ursache ermittelt und der Prozess entsprechend verbessert werden.

Die erforderlichen Daten für derartige Auswertungen können durch Mitarbeiter manuell erfasst werden. Dennoch sollte der angestrebte Fokus stets auf der Automatisierung der Datenerhebung liegen. Für spezifische Anwendungen bietet sich hier die Nutzung von Power Automate an. Im Bild wird ein beispielhafter Flow veranschaulicht, der bei jedem Abschluss einer Aufgabe im Planner automatisch einen neuen Eintrag in einer Excel-Liste generiert.

Prozesse optimieren steigert die Effizienz

Sollten in einem oder mehreren Prozessen Probleme festgestellt werden, deren Ursachen jedoch nicht sofort identifiziert werden können, empfiehlt sich die Initiierung eines Prozessoptimierungsprojekts. In diesem Rahmen erfolgt eine systematische Analyse des Prozesses sowie der zugrunde liegenden Probleme, um potenzielle Optimierungsmöglichkeiten zu erarbeiten, auszuwählen und erfolgreich umzusetzen.